ブログ 整理収納の基本

年賀状を保管または処分するときのポイント

 

年の始めのご挨拶にと、親しい方やお世話になった方とやりとりをする年賀状。

最近は「年賀状を出すのをやめました」という方も増えてきましたが、「まだ楽しみにしているよ!」という方も多いのではないでしょうか。

私も普段なかなか会えない友人・知人の近況などが分かるので、とても楽しみにしています。

 

もらった年賀状をどうするか?ということについて

 

いくら楽しみにしているからとはいえ、毎年のこととなると結構な量になってきませんか?
届いた年賀状を全部保管しようと思うと、収納方法を考えるのも一苦労です。

  • ハガキ用のファイルに1枚ずつ入れる
  • ハガキサイズのケースにまとめて入れる
  • チャック付きの袋にまとめて入れる
  • 1年分を揃えて製本用のテープ(またはガムテープ)で綴じる
  • 輪ゴムでザックリとまとめる

など、収納方法もいろいろありますし、お店に行くといろんな収納グッズがありますよね。

 

とはいえ「せっかくもらったのだから」という理由だけで全部保管しようとすると、収納場所がどんどん広がっていくだけです。

 

まずはどんな収納方法にするかを決める前に「本当に全部の年賀状を保管するのか?」ということを考えて、保管する年賀状と処分する年賀状を分けてから収納を考えるようにしてくださいね。

 

 

年賀状の役割と使用期限

 

例えばキャンペーンのお知らせDMであれば、キャンペーン期間が過ぎればただの紙切れですよね。
つまりキャンペーンの期間が過ぎれば処分しても大丈夫ということです。

 

では年賀状はどうでしょうか?
年賀状にも役割があり、その役割によって使用期限が変わってきます。

 

年賀状の役割は3種類あります。

1.近況報告や挨拶としての役割
2.住所録の代わりとしての役割
3.アルバムや記録としての役割

 

そしてこの3つの役割は、あなたが年賀状をどのように使いたいか?によって変わってきます。

 

1.近況報告や挨拶としての役割の年賀状

 

例えば行きつけのお店や取引先からの年賀状など、新年のあいさつと近況報告だけで後々読み返すことがないのであれば、読み終わった時点で役目は終了です。

ただ、年賀状にはお年玉の抽選がありますのでね。
抽選結果の確認と当選したハガキの交換が終われば、処分しても大丈夫だということです。
(もしキャンペーンの案内などがある場合はキャンペーンが終わったら処分しましょう。)

 

2.住所録の代わりとしての役目の年賀状

 

「年賀状のやり取りをしていない方の情報はなくても大丈夫」という方にとって、年賀状は住所録の代わりになります。

 

なぜなら

・1年の最初にまとまって届く
・住所や家族構成に変更があれば、新しい情報が書いてあることが多い

これだけで、住所録としての役割は十分果たせるからです。

 

そして年賀状を住所録の代わりに使うとしたら、使用期限は1年です。

新しい年賀状が届いたら入れ替えをして、古い年賀状は処分しましょう。

 

ただし、「喪中で年賀状が届かなかった方」「昨年は届いていたけど今年は届いていない」という方がいないかどうかの確認を忘れずにしておきましょうね。

何かの事情で今年だけ年賀状が届いていない方の場合は、念のため翌年まで残しておくことをおすすめします。

 

3.アルバムや記録としての役割の年賀状

 

年賀状には送ってくれた方の情報が詰まっています。
とくに家族写真の使われた年賀状など、そのときでないと手に入らないことが多いですよね。

 

年賀状が新年のあいさつや住所録として使うだけじゃなく、お互いの近況を知るために一役買っている場合は簡単に処分できないというのは仕方のないことです。

 

私の知人にも
「毎年写真入りの年賀状が楽しみで、しょっちゅう出しては眺めている。」
という方がいました。

その方にとって年賀状はただのハガキではなく、自分と大切な人とを結びつける役目があったのでしょう。

 

このように「時々見て楽しんでいる」という方は、無理に処分する必要はありません

 

ただ

  • 全部保管しておくのか?
  • 一部を保管して、あとは処分するのか?

ということは、きちんと分けて考えてくださいね。
(営業目的のハガキまで保管する必要があるのか?という意味です。)

 

 

年賀状の保管と処分の基準は人それぞれ違っていい

 

年賀状にいろいろな役割があるように、年賀状の保管と処分の基準も人によって変わります。

 

1.近況報告や挨拶としての役割
2.住所録の代わりとしての役割
3.アルバムや記録としての役割

 

まずはこの3つのうち、「自分にとって、年賀状はどんな役割をもっているのか?」ということを考えてみてください。

 

時々「年賀状は捨てないものだと思っていました」と言う方もいますが、そんな決まりはありません

 

そして年賀状を整理するときによく聞くのが

  • 「せっかくもらったのに、処分するなんて申し訳ない。」
  • 「写真入りのハガキを捨てたら相手に悪い。

という言葉です。

 

特に写真入りの年賀状など、捨てるのは申し訳ないと思っていませんか?

 

そんなことは気にしなくても大丈夫です。
そもそも「自分が送った年賀状を相手がずっと持っているか」なんて気にする人の方が少ないですからね。
(我が家も毎年写真入りの年賀状を送っていますが、送った後に相手がどうしようと相手の自由だと思っています。)

 

本当は処分したいと思っているのであれば、相手の気持ちを気にして無理に保管する必要はありません。

お年玉の抽選結果を確認した後は、あなた自身の基準で判断してください。

 

ただ…処分するときはシュレッダーにかけるなど、相手の個人情報が丸見えにならないような配慮は必要かと思いますので、そこは気をつけてくださいね。

 

 

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